Stadtverwaltung bereitet sich auf Ruhestandswelle vor
Der Stadtverwaltung drohen angesichts der bevorstehenden Ruhestandwelle Personalmangel und Wissensverlust. Darüber hat die Bürgermeisterin den Stadtrat in seiner jüngsten Sitzung informiert. Als Konsequenz bildet die Verwaltung vorsorglich mehr Nachwuchs aus, als aktuell gebraucht wird. Neue Regeln sollen die Wissensweitergabe sicherstellen, wenn Mitarbeiter ausscheiden.
Ausbildung:
Bereits 2017 hatte die Verwaltung die Zahl der Auszubildenden von 9 auf 12 erhöht. Künftig soll die Ausbildungsquote, also das Verhältnis von Auszubildenden zu allen Beschäftigten, dauerhaft bei mindestens 3,75 Prozent liegen. Auf diese Weise werde dem sich ankündigenden Fachkräftemangel entgegengewirkt, heißt es in der Mitteilung an den Rat. Die Verwaltung nimmt dafür vorübergehend einen „maßvollen Personalüberhang“ in Kauf, wenn für übernommene Auszubildende noch keine endgültige Planstelle zur Verfügung steht.
Wissenstransfer:
Seit August gilt in der Verwaltung ein verbindliches Verfahren zur Wissensweitergabe von Stelleninhabern an ihre Nachfolger. Die sogenannte „Handreichung“ legt fest, dass Verwaltungsmitarbeiter spätestens drei Monate vor einer Nachbesetzung ihre Stellenbeschreibung überprüfen und eine „Wissenslandkarte“ vorbereiten müssen. Daraus sollen beispielsweise ihre Hauptaufgaben und die wichtigsten Ansprechpartner innerhalb und außerhalb der Verwaltung hervorgehen. Ebenso verbindlich ist ein Transfergespräch, in dem Stelleninhaber ihre Nachfolger zum Beispiel über laufende Projekte und Entscheidungsbefugnisse informieren. Mit Tipps auf dem „kleinen Dienstweg“ sollen ausscheidende Mitarbeiter ihren Nachfolgern zudem erklären, welche Schwierigkeiten auf sie zukommen können und was der Vorgesetzte von ihnen erwartet. Sofern organisatorisch möglich, sollen Stellen darüber hinaus mit einer zeitlichen Überschneidung übergeben werden.
Angesichts der Altersstruktur geht die Stadtverwaltung davon aus, dass sie in den kommenden Jahren rund ein Viertel ihrer Beschäftigten durch Verrentung oder Pensionierung verlieren wird. Schon im Personalbericht 2018 hatte die Verwaltung darauf hingewiesen, dass 90 ihrer Mitarbeiter das 57. Lebensjahr erreicht haben. Zum Stichtag 31. Dezember 2017 beschäftigte die Stadt insgesamt 360 Mitarbeiter, zu denen neben den Verwaltungskräften auch die Beschäftigten von Kindertagesstätten oder Bauhof gehörten. Das Durchschnittsalter lag bei knapp 48 Jahren in der Verwaltung und jeweils mehr als 49 Jahren beim Bauhof und bei der Stadtentwässerung.
 |
| Blick auf das Neue Rathaus: Viele der hier tätigen Verwaltungsmitarbeiter stehen kurz vor dem Ruhestand. Die Verwaltungsspitze reagiert darauf mit neuen Regeln zur Wissensweitergabe. |
Ausbildung:
Bereits 2017 hatte die Verwaltung die Zahl der Auszubildenden von 9 auf 12 erhöht. Künftig soll die Ausbildungsquote, also das Verhältnis von Auszubildenden zu allen Beschäftigten, dauerhaft bei mindestens 3,75 Prozent liegen. Auf diese Weise werde dem sich ankündigenden Fachkräftemangel entgegengewirkt, heißt es in der Mitteilung an den Rat. Die Verwaltung nimmt dafür vorübergehend einen „maßvollen Personalüberhang“ in Kauf, wenn für übernommene Auszubildende noch keine endgültige Planstelle zur Verfügung steht.
Wissenstransfer:
Seit August gilt in der Verwaltung ein verbindliches Verfahren zur Wissensweitergabe von Stelleninhabern an ihre Nachfolger. Die sogenannte „Handreichung“ legt fest, dass Verwaltungsmitarbeiter spätestens drei Monate vor einer Nachbesetzung ihre Stellenbeschreibung überprüfen und eine „Wissenslandkarte“ vorbereiten müssen. Daraus sollen beispielsweise ihre Hauptaufgaben und die wichtigsten Ansprechpartner innerhalb und außerhalb der Verwaltung hervorgehen. Ebenso verbindlich ist ein Transfergespräch, in dem Stelleninhaber ihre Nachfolger zum Beispiel über laufende Projekte und Entscheidungsbefugnisse informieren. Mit Tipps auf dem „kleinen Dienstweg“ sollen ausscheidende Mitarbeiter ihren Nachfolgern zudem erklären, welche Schwierigkeiten auf sie zukommen können und was der Vorgesetzte von ihnen erwartet. Sofern organisatorisch möglich, sollen Stellen darüber hinaus mit einer zeitlichen Überschneidung übergeben werden.
Angesichts der Altersstruktur geht die Stadtverwaltung davon aus, dass sie in den kommenden Jahren rund ein Viertel ihrer Beschäftigten durch Verrentung oder Pensionierung verlieren wird. Schon im Personalbericht 2018 hatte die Verwaltung darauf hingewiesen, dass 90 ihrer Mitarbeiter das 57. Lebensjahr erreicht haben. Zum Stichtag 31. Dezember 2017 beschäftigte die Stadt insgesamt 360 Mitarbeiter, zu denen neben den Verwaltungskräften auch die Beschäftigten von Kindertagesstätten oder Bauhof gehörten. Das Durchschnittsalter lag bei knapp 48 Jahren in der Verwaltung und jeweils mehr als 49 Jahren beim Bauhof und bei der Stadtentwässerung.
.jpeg)